来源：公众号 戴尔商用客户端解决方案
在老师的日常工作中
Word是非常常用的一个软件
但即使是非常熟悉的软件
也有很多不为人知的小技巧
学会这些小技巧
可以让办公效率提升5倍
让我们一起来看一下吧
老师在平时的工作与教学中
经常会有重复性输入复杂信息的情况发生
比如下面的几种情况
是不是让我们感同身受呢？
班主任在拿到班级花名册时
发现几个学生的名字里
带有非常少见的生僻字
每次想要打出这几个学生的名字
都需要翻好几分钟的输入法
大学老师在书写报告书的时候
经常需要填写自己近三年的科研成果
其中包含了论文、课题、创作等
内容很多但总是一成不变
这种时候自己输入恐怕会有遗漏
不得不花时间去找以前写过的文章
再从中复制
老师们在日常使用中
需要输入一些少见的符号
例如数学老师输入一些希腊字母
物理老师输入一些少见的符号
做文案时输入带圆圈的数字等
这种时候寻找这些符号都会非常浪费时间
任课老师在出题时
经常会有非常复杂的题干部分
而这些题干在很多卷子中都是一样的
这时候还得去找以前出过的卷子
非常麻烦
相信这些情况老师们
或多或少都经历过
那么有没有什么办法
可以自动输入这些冗长的信息呢？
答案当然是有的
Word的功能非常强大
这一需求用“自动图文集”功能就能实现
这一功能大家应该比较陌生
那么让我们来一起看一下具体操作
如果不想看文字
也可以直接到最下面看视频版本
首先，选入想要自动输入的信息
以下图为例
我选中的是一组带有生僻字的名字
这几个名字在输入法中都非常不容易打出来
接下来在右上角的菜单栏选择“插入”
在工具栏的右侧有一个文本大块
选择其中的“文档部件”
下一步
选择“自动图文集”中的
“将所选内容保存至自动图文集库”
这一选项
之后会弹出一个窗口
在这个窗口我们可以
给需要自动输入的信息设置一个暗号
只要我们输入这个暗号
就可以自动输入信息
将暗号输入至“名称”一栏里
如下图所示
我的暗号是“姓名”
输入后点击确定按钮
我们的暗号就设置成功了
这样我们的自动输入设置就全部完成了
让我们一起来试一下吧
在下图中可以看到
我输入了“姓名”两个字后按了一下回车键
这两个字就自动被一组生僻名字替换了
最重要的一点
这一设置可以使用在所有文档中
也就是说
设置一次之后每一次需要填入这些名字
都可以只填入“姓名”二字就可以
当然
这只是给大家示范一下
除此之外
还有很多地方可以用到这一功能
上面的例子是复杂的
不容易找到的信息
也有一些冗长的信息
使用这一功能同样非常方便
比如在教师的日常工作中
经常会用到班级学生名单的情况
这种时候就需要找到班级名单的文档
再将其复制过来
但如果我们提前设置了
自动图文集这一过程就会变得方便很多
让我们一起在下图中看一下
可以看到我在提前设置完成后
只需要输入“名单”两个字
再按下回车键
整个班级的四十多个姓名
就都自动输入进去了
是不是很方便呢？
“自动图文集”功能完整视频在这里
▽
又到了一年的开学季
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