在线办公战场白热化,是满足员工还是服务老板?

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袁国宝 2022-04-26

原标题:在线办公战场白热化,是满足员工还是服务老板?

去年年末,“阿里巴巴成为中国第一家全面尝试弹性办公的互联网企业”的消息出现,随后在互联网上掀起了办公方式改革的讨论浪潮,并将在线办公的讨论热度提高了一个台阶。

实际上2020年初这场突如其来的疫情已经推动了网上办公大规模的普及。钉钉,企业微信,飞书等国内主流网络办公软件共同迎来暴发。每日和每月的活动量都突破了新高,以至于如果某个产品的某个功能被卡住或崩溃,可能会立即上热搜。

国际市场也不例外。美国办公视频公司Zoom去年的收入约20亿美元,比2020年同期增长了3倍多。

然而随着时代的发展,网络办公不仅意味着效率的发展,也意味着组织链接的发展。

在这场由疫情引发的组织和管理改革竞赛中,企业应该如何选择适合自己业务的在线办公软件?员工如何使用办公软件来提高工作效率?各种办公协作工具如何更好的推动企业数字化转型?只有时间能解答这些。

远程办公的历史比你想象的要久远

1979年,为了缓解总部主机的拥堵,IBM进行了一项大胆的实验:将终端安装在五名员工的家中,让员工可以在家工作,这不仅解决了主机的拥堵问题,还为IBM节省了大量办公空间。

到了1983年,IBM有超过2000名员工选择远程工作,这可以为公司每年节省数百万美元的租赁成本,远程办公已成为硅谷的一种新趋势。雅虎等公司也纷纷效仿,在家工作已成为许多员工最期待的事情。

不过雅虎的员工在2013年被迫放弃每周40小时的远程工作机制。2017年IBM也正式废除了远程办公,持续了38年的尝试结束了。

硅谷远程办公的兴起和消亡与谨慎的计算密不可分。研究表明,远程办公的员工工作时间远远超过办公室员工,这显然是老板们喜欢的结果,也是远程办公普及的主要驱动力。但也有人表示:远程办公限制了团队的合作效率,需要通过减少物理空间来保持团队的团结。

不过远程办公虽然在美国暂时消亡,却在太平洋彼岸的中国市场上上演了一场大戏。

2014年春节后,陈航来到湖畔花园。

“来往”这款对标微信的APP以失败告终,不过陈航仍然选择了沟通工具作为赛道,但将场景从个人社交网络切换到了公司办公室。

当时,公司办公室仍处于传统OA的世界中,公司沟通的需求还没有被挖掘出来。大企业通常有自己的内部沟通工具,小公司只需要一个微信群就可以满足他们的需求。

2015年初,陈航的团队正式发布了钉钉。在阿里这棵大树的扶持下,钉钉拥有创业公司不敢想的资源,仅一年就覆盖了150万个企业组织,第二年就开始对微信进行一系列“碰瓷”营销,可能陈航还是有些不服气吧。

在一线城市的地铁站,钉钉的大海报贴满了入口通道,文案充满了挑衅性。“当你在工作中使用X信时,你总是被琐碎的事分心,所以你一直在加班。”“钉钉,让工作回归工作,让生活回归生活。” 钉钉甚至在《南方都市报》和其他媒体上买了一整页,以“曝光”微信的形式塑造钉钉的品牌知名度。

虽然早期的钉钉指向的是公司办公室,但他们在营销和品牌层面上仍与C端打交道,试图通过对微信制造话题来突出他们之间的差异。在接下来的几年里,钉钉接连打破了企业家、程序员、职业女性和其他人的圈子。这场巧妙的营销逐渐使钉钉为公众所知。

2016年4月,腾讯推出了企业微信,并同样打出将“生活与工作分离”的价值观。然而,在腾讯的认知中,企业办公不是与阿里的正面较量,因此企业微信在三年内仅发展了250万用户。

转折点是2019年。数字经济浪潮冲击着每个企业的认知,越来越多的管理者意识到传统的工作模式已经过时。数字经济的运行模式需要数字工作模式,合作效率逐渐成为一种刚性需求。

微信的张小龙也开始思考微信商业群的To B布局。在微信的公开课上,张小龙分享了他对企业微信的看法:如果将企业微信定义为公司内部的一种沟通工具,我认为它的场景和意义会小得多。只有当它延伸到企业外部时,它才会产生更大的价值。

8个月后,在钉钉主办的未来组织大会上,陈航在他的演讲中宣布:“目前,钉钉拥有2亿多用户和1000多万企业组织,已经是世界上最大的软硬件集成智能移动工作平台。”陈航在来往失败后,迎来了自己的时代,阿里再次占据了一个令人意想不到的新赛道。

曾经被外界嘲笑为“应用程序工厂”的字节跳动在海外市场悄然推出了一款名为Lark的产品,并很快在中国推出了飞书;从未参与过互联网战争的华为在2019年底推出了企业办公产品WeLink,互联网巨头们似乎都在布局未来,只是这个未来来的太快。

疫情反复,远程办公被迫“加速”

2020年1月,新冠疫情的出现改变了世界。

2月3日原本是企业复工的日子。但关闭城市、停止交通和家庭隔离的命令似乎给全国按下了暂停按钮。广大出不了门的上班族只能在家远程工作,在线办公产品一夜之间“红遍大街小巷”。

钉钉后来发现,当天有近2亿人开启了家庭办公模式,流量飙升了几十倍。即使紧急扩展10000台服务器,它们仍然没有逃脱服务器宕机的命运,几乎就是经历了一场双11。

钉钉并不是唯一一家流量激增的公司。企业微信也同时涌入数千万的用户,一个多月前才开放注册的华为云WeLink,一天内新注册企业数量增加了50%,整个春节期间每天新增用户超过100万。腾讯会议、腾讯文档也受到了极大的流量冲击。

仅仅一周时间,在线办公赛道就逐渐变得拥挤起来。毕竟,协作办公平台的门槛并不高,几乎所有大型科技企业都有自己的内部协作工具。内部工具对外开放也是许多企业进入在线办公的捷径。

百度的如流,京东的小易,美团的“大象”,两周时间与在线办公相关的产品数量已经增加到几十个,实时通信和远程合作已经成为企业赛道上的新出路。

这样的情景必将在中国商业史上留下深刻的印记,也将改变外界对在线办公产品的认知。

与此同时,企业,尤其是老板,对在线办公产品的态度也发生了微妙的变化。早年的中国根本没有远程办公这个概念,很多员工不得不忍受一,两个小时的通勤时间,每天准时到达公司。虽然有些企业比较开放,但他们只是单纯的注册钉钉或企业微信,并不用于企业的日常合作。

疫情的出现对在线办公产生了“暂时的刚性需求”。它曾被视为鸡肋产品,如今已悄然成为企业应对不确定性的工具,以及帮助企业在特殊情况下维持运营的利器。虽然疫情逐渐缓解后,网上办公的讨论热逐渐减少,远程通信不再是刚需,员工也能重返工作岗位,但网上办公并没有沦为昙花一现,越来越多的企业保留了这种高效的合作方式。

随着世界进入后疫情时代,许多企业发现,在疫情期间,员工大部分时间在家工作,生产率提高,成本降低。各种企业的首席财务官都迫不及待地想计算一下,在线办公带来的商务旅行减少能为公司带来多少成本节约。然而,与此同时,许多员工由于长时间在家工作而错过了与同事面对面交流和线下沟通的感觉。他们希望在疫情好转后至少重返办公室一段时间。

目前,各大企业正在努力明确哪些工作需要在办公室完成才能创造价值,哪些工作可以通过在线办公有效完成,并逐步走向新的平衡。公司知道,如果他们不提前计划,他们的竞争对手将获得优势。

此消彼长

在线办公真的是问题的答案么?

对于远程面试、在线会议报告、一对一咨询等工作,在线办公也可以取得良好的效果。许多老板表示,需要团队领导及其直接下属一对一完成的大部分工作都可以在网上有效完成。类似团队协调、信息共享和简单决策等基础工作也能在网上有效开展。

然而那些需要深入的知识整合、团队成员之间的密集对话,甚至团队辩论的活动很难在网上取得好的效果。

这些团队活动的有效开展需要建立在人与人之间的充分联系和信任的基础上,而通过在线远程办公很难培养这种联系和信任。

当网络办公行业的增长结束时,整个行业已经到了一个新的转折点。随着知识管理+人工智能这一新的生产力要素的加入,以前在线办公效率的上限可能会进一步突破。

办公工具的低层次价值在于它是一种辅助手段,典型的例子是签到软件,往上一层的价值在于提高效率。最高层次的价值则在于,在工具的引导下,它逐渐成为一种企业文化!

以签到为例,它最起码的目标是减少迟到早退的问题,但深层次的目标是培养守时观念,使时间管理成为一种良性的企业文化。

智能工作平台的意义不仅可以提高办公效率,还有助于培养团队的学习氛围,建立学习型组织,提高员工在知识流动中学习和成长的意识。

学习是工作场所的生命线。一个充满学习文化的工作环境不仅可以帮助企业提高竞争力,还可以进一步扩大企业的创新能力。随着时间的推移,这种增长和转型的结果可能是双赢的。

一方面,如果个人的能力更强,就会有更多的机会扩大上升空间。另一方面,对于企业来说,集体创新能力也可能会增强。在长期的创新下,也能为企业带来更长时间的行业竞争力。

新冠疫情对企业老板领导力的影响是深远的。未来,企业需要能够在两种不同工作模式之间自由切换的领导者。

在大多数情况下,领导者需要协调和管理在线工作,包括为在线工作团队设定目标、监控进度、促进信息共享、保持成员之间必要的联系等。在整个过程中,领导者需要承担几乎所有的一对一监督和指导责任。

当团队成员定期聚在一起开展更深入的团队活动时,领导者需要有效管理线下的合作模式,带领团队完成深度知识整合,进行创新,提高文化适应度,提升忠诚度。

在这种多模式工作模式下,领导者需要在“指挥官、教练”这两个不同角色之间不断切换,这两个角色的权重取决于团队的协调和整合程度,极大地改变了领导者取得成功所需的能力。

所以一些企业仍然更喜欢在办公室面对面和线下工作。对于企业来说,需要一个逐步适应的过程来面对“对于很多工作来说,在线办公可能比在公司工作更高效”的事实。

在可预见的未来,团队中的大部分一对一工作和大量基础协调工作将通过在线办公完成。

当然,企业还需要为团队合作提供物质空间,使团队成员能够定期聚会,面对面合作,及时打破团队成员日常分散的在线办公模式,共同关注深度学习、创新、文化适应等领域的团队活动。

在办公设施方面,未来企业将维护基本的办公基础设施,当团队成员需要离线面对面合作时,不同的团队将共享这些空间。其他时候,团队成员将以远程在线办公室的形式完成他们的工作,无论是在他们自己的家中还是在他们家附近的共享工作区。

老板和员工究竟是一体的还是对立的很难说的清。但是回首欧、美、日经济腾飞的历史进程,可以发现都出现了德鲁克、稻盛和夫等管理大师,以及多种管理理念和制度。相比之下,中国的企业管理还没有形成广泛的管理概念或方法。

此前,中国的产业结构大多承担国际分工,企业管理也向西方学习。今天,中国的数字经济和新经济蓬勃发展,在“Z世代”年轻人和在线办公软件的共同作用下,一种基于中国企业实践的管理理论可能真的会适时诞生。

到时候也许在线办公不仅能打破时空的局限,还能模糊“老板”与“员工”的界限。

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    NewMedia新媒体联盟创始人、移动互联网趋势观察家、资深媒体人、知名评论人、新媒体营销和品牌传播专家。
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