疫情之下 企业远程办公指南

人称T客 2020-02-02

2020,一个所有中国人铭记一生的庚子新年,这一年初,我们便失去了、学会了、得到了并坚强了。

70、80、90后祭奠了终于逝去的青春——Kobe Bean Bryant。当女朋友告诉我这个新闻的时候,我以为又是UC/头条的一些无良小编硬刚社会新闻底线的脑残大作,但是这一次,我多么希望小编痛快的骗我一次……

穿上球鞋,带好口罩,走到空无一人的球场,10次急停跳投全都没进,开始气喘吁吁,额头现汗,雾气蒙眼,却仍旧不敢拿下口罩,抬头望天,车辆稀少的北京格外湛蓝,在这个疫情笼罩下的新年,已过而立之年的我忽然有些唏嘘,时间的车辙辗轧过文明的穿梭,唯有社会机器的不停运转令生命更加真实。

从年前到年后,我们认识了中国最大的城市武汉,学会辨别了真假3M口罩,活着的时候懂得了敬畏生命,并且顿悟了活着依旧要工作的真理。

SARS之下,庆幸有网

这个新年阴霾笼罩,从年前的欢欢喜喜过大年,到新年临近的疫情爆发,大家的心情逐步迈向深渊,焦虑、无助、恐慌、挣扎、屈服、认命、麻木最后只剩下坚强。

一串串数字的更新,不断撩拨着全民紧绷的神经。目前在不到一个月的时间里“武汉肺炎(新型冠状病毒感染的肺炎)“所带来的致病数已经超过2003年的SARS总数,虽然致死数并未赶超SARS,但覆巢之下岂有完卵。”武汉肺炎“的第一波爆发期还没到来,其影响已经是世界级,毕竟2020年的信息通讯技术已经不是2003年的时代,虽然还没有明确的国家行为,但全球许多国家的航空公司(企业行为)已经对中国游客进行隔离检查、取消航班等操作,一旦疫情大面积扩散,将不排除更加极端的管控措施。

在Twitter、facebook、youtube、Tick Tok等移动互联网社交媒体上已经出现了对武汉疫情的大量关注(以下仅为Twitter和youtube个别示例)。

依赖于发达的通讯技术和互联网能力,我们时刻在线、不会失联。云碰杯、云聚餐、云年夜饭、云助威都悄然在朋友圈扩散,正因为此,减少了些许慌乱,避免了在家憋闷的晕眩;也恰因为此,我们也开始意识到了科技改变了生活,改变了工作。

除了致敬工作在第一线的医护人员以外。

特别鸣谢阿里、腾讯、新浪、今日头条、爱奇艺、火山小视频等众多互联网公司的持续运营,给特殊时期的生活消减了一些无奈;同时也要感谢zoom、石墨文档、钉钉、飞书、XMind等企业服务公司的云服务,万幸有你——云计算。

工作之时,SaaS顶上

公元2020年2月3日,中国传统春节过后的法定开工日,这次疫情的突如其来,可以用云办公的方式实现业务的不断档,通过远程办公的方式推迟一周到公司进行集合办公。

在这样的非常时期,有效办公将是考验企业运营、中高层管理水平、企业IT冗余的契机。

那么该如何去做?最大的挑战先是协作,后是有效。WHY?

① 管理和沟通效率会极大下降,因为见不着面,难以即时的安排人员进行对应工作的处理,特别是在一些项目制、任务制的工作中,这种影响会更明显。

② 管理宽度收窄,远程办公对员工的工作状态不清晰、对工作内容的反馈响应度减弱,对公司资源的调度能力下降,原本能同时管理多人、多项目、多流程,但远程办公会拉长响应时间和周期,反而收窄了管理范围。

③ 协作工具支撑能够及时供应,协作工具是否是云计算的,通过SaaS化支撑的,否则很难想象不断请求内网的交互方式能否满足效率的要求;选择精准的远程工具要远比高大上更重要,建议四种工具解决协作问题——沟通、文档、传输(网盘)、项目/任务管理。再多工具反而降低效率,增加应用负担,管理者记住你是在工作不是秀IT。

那么有哪些软件可以选择?

沟通类:

首选微信/QQ,因为自带语音和视频功能,但是受到自身网络影响较大,并且在支持多人视讯方面不够给力;因此建议再配备专业的2B视频会议系统使用。

Ø 可选工具有:容联云通讯讯众及时会、好视通、会畅通讯、蓝猫微会、获得场景视频、全时、科天云等

文档类:

首选石墨文档/腾讯云文档,这两个文档功能非常丰富且实用,并且支持常用通讯工具的传递和在线修改,当然office365依然是很好的选择。

Ø 可选工具有:石墨文档、腾讯云文档、office365、WPS

传输类:

首选网盘,主要是企业级网盘,如果企业已经使用SaaS网盘,那么传输、文档工具可以合并使用,运营商网盘也可以作为备选方案,不推荐百度个人网盘。

Ø 可选工具有:亿方云、够快、金山网盘、电信网盘等。

项目/任务类:

首选协同类工具,简单好用、封装程度高,一般小团队任务管理都OK,并且还有一定的行业划分和特征;有一定动手能力的推荐轻量BPM工具,模块化程度高,满足灵活个性化诉求。

Ø 可选工具有:泛微、致远、teambition、轻流、氚云等。

以上工具是根据前面提到的远程办公问题而量身筛选得出,有再多的其他场景的SaaS工具,比如报销、数据安全、应用搭建等工具,我认为很好,但对在家办公的意义并不大,工具在精准不在全面,要解决燃眉之急。

当然还有一种一步到位的工具,涵盖以上所有能力:钉钉、企业微信、飞书。

钉钉:钉钉生态也在行动

钉钉除了向1000万企业免费开放在家办公系统,主功能包括远程视频会议、方便教育机构和学校使用的群直播、保障企业组织疫情期间消息精准触达的DING功能、保障组织分散办公效率的日程共享、任务协同、在线文档协同、远程打卡功能,还有日志汇报、办公OA、审批、智能人事、钉盘、钉邮、公告、签到、项目群等网上办公基础功能,全量免费开放。

钉钉也联合生态伙伴,远程办公场景全覆盖,免费支撑企业在家远程办公。

飞书:飞书免费开放全部远程协作办公服务

字节跳动旗下办公套件飞书宣布,为抗击疫情,协助企业、社会组织和个人保持正常运转,2020 年1月28 日—5月1日期间,将向所有用户免费提供远程办公及视频会议服务。

此次飞书将提供的免费服务包括但不限于:商业版完整办公套件、不限时长的音视频会议、无限量在线文档、审批管理等。

企业微信:提供100人以上视频会议能力

企业微信跟随腾讯全家桶提供了在家办公的能力。显然企业微信还不能很好的与许多小工具整合好,因此在方便程度方面逊色于飞书和钉钉。

办公需要仪式感

在家办公除了分解工作,制定任务,使用SaaS高效办公以外,还有一个很重要的辅助条件——办公的仪式感。

许多人在家办公会面临一个巨大的挑战,工作效率极大下降,这种下降的最大因素在于“舒适“,由于在家的无拘无束导致办公开始时会有很大的满足感,但随着办公时间拉长,会莫名的集中度下降、身体不适等。因此在家办公也需要一定的条件加以束缚。

① 按时起床,穿戴整齐。

② 不要在卧室办公,或者一定要确认在整洁的桌前办公。

③ 按时进入工作时间,按时进入休息时间。

能够坚持以上3点,将会极大地促进在家办公的效率,并且也能起到良好习惯的养成,无论是管理还是被管理,这次在家办公的经验都将成为一段不可磨灭的记忆。

2020年的开始似乎并不明亮,但依旧值得期待……

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    科技媒体资深老兵,专注于企业软件和企业移动信息化领域研究,公众微信号:人称T客
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